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Praxisbeispiel · Logistik

Wie eine Spedition die Tagesplanung in 20 statt 90 Minuten erledigt.

Jeden Tag kamen Aufträge über Mails, Kundenportale und Telefon. Zwei Disponenten übertrugen sie von Hand, planten die Touren und riefen die Fahrer an. Heute liest die KI die Aufträge aus, schlägt Touren nach den Regeln des Betriebs vor und schickt den Fahrern ihre Liste. Die Disposition prüft und gibt frei.

Ein Praxisbeispiel: zusammengesetzt aus typischen Projekten, Namen und Details sind verallgemeinert, die Zahlen typische Werte.

Branche
Spedition, Nahverkehr
Größe
rund 35 Mitarbeitende, 18 Fahrzeuge
Bereich
Disposition und Tourenplanung
Dauer
6 Wochen
Werkzeuge
KI-Auftragserfassung, Tourenvorschlag, Fahrerliste aufs Handy

Ausgangslage

  • Aufträge kamen über drei Wege und wurden von Hand übertragen.
  • Die Regeln für die Touren steckten in zwei Köpfen. Fiel einer aus, wurde es eng.
  • Eine Änderung am Vormittag hieß: neu planen und alle Fahrer anrufen.

Ergebnis

  • 11,7 Std.pro Woche weniger Routine
  • 20 statt 90 Min.je Tagesplanung
  • ca. 7 Monatebis sich die Umsetzung bezahlt macht

Tag für Tag

  1. Erstgespräch Tag 0

    30 Minuten: Woher kommen die Aufträge, wie entsteht heute die Tour, und was passiert bei Änderungen?

    Klarheit, ob und wo es sich lohnt

  2. Prototyp Tag 1

    Am nächsten Tag liest ein erster Prototyp die Aufträge eines echten Tages aus und schlägt eine Tour vor.

    Ein erster Beweis statt Folien

  3. KI-Investitionsplan Woche 1–2

    Wir sitzen einen Morgen in der Disposition und sammeln die Regeln: Ladezeiten, Fahrzeuge, Zeitfenster der Kunden. Jeder Schritt bekommt Stunden und Euro.

    Plan mit Aufwand, Ersparnis und Amortisation

  4. Sprint 1 Woche 3–4

    Aufträge aus Mails und Portalen werden automatisch erfasst und gesammelt, mit Hinweis, wo etwas fehlt.

    Kein Abtippen mehr

  5. Sprint 2 Woche 5–6

    Tourenvorschlag nach euren Regeln, die Fahrerliste aufs Handy und die Einschulung der Disposition.

    Übergabe in den Alltag

  6. Sparring danach

    Einmal im Monat 90 Minuten: Was läuft, was hakt, was rechnet sich als Nächstes. Danach gibt es den Monatsbericht.

    Optional, Laufzeit ab 6 Monaten

Die Rechnung

Beispielrechnung

Tagesplanung der Touren

10 Tagesplanungen pro Woche, je 20 statt 90 Minuten

  • Zeit gespart11,7 Std. / Woche
  • StundensatzDisponent:in33 € / Std.
  • Wert pro Jahr17.761 €
  • Umsetzung, 2 Sprints9.800 €

Amortisiert nachca. 7 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.

Was sonst besser wurde

  • Die Planung steht früher, die Fahrer starten pünktlicher.
  • Fällt jemand in der Disposition aus, kann ein Kollege übernehmen: Die Regeln stehen im System.
  • Änderungen sind in Minuten eingeplant und alle Fahrer informiert.

Weitere Praxisbeispiele

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