Praxisbeispiel · Agentur

Wie eine Eventagentur Angebote in 30 statt 120 Minuten schreibt.

Jede Anfrage brauchte ein eigenes Angebot: Location, Technik, Catering, Personal. Heute entsteht der Entwurf aus der Anfrage, der Preisliste und früheren Angeboten. Das Team feilt nur noch daran.

Ein Praxisbeispiel: zusammengesetzt aus typischen Projekten, Namen und Details sind verallgemeinert, die Zahlen typische Werte.

Branche: Eventagentur
Größe: rund 12 Mitarbeitende
Bereich: Angebote
Dauer: 6 Wochen
Werkzeuge: KI-Entwurf aus Vorlagen, Preisliste und früheren Angeboten

Ausgangslage

Angebote wurden aus alten Dokumenten zusammenkopiert und angepasst.
Preise und Verfügbarkeiten mussten jedes Mal nachgeschlagen werden.
In der Hochsaison blieben Anfragen tagelang liegen, manche gingen verloren.

Ergebnis

12 Std.pro Woche weniger Routine
30 statt 120 Min.je Angebot
ca. 5 Monatebis sich die Umsetzung bezahlt macht

Tag für Tag

Erstgespräch Tag 0
30 Minuten: Wie viele Anfragen kommen, wie lange dauert ein Angebot, und wo geht dabei die meiste Zeit verloren?
Klarheit, ob und wo es sich lohnt
Prototyp Tag 1
Für eine echte Anfrage entsteht ein Angebotsentwurf, gerechnet aus eurer Preisliste und in eurem Ton.
Ein erster Beweis statt Folien
KI-Investitionsplan Woche 1–2
Wir sammeln Vorlagen, Preislisten und gute alte Angebote und schauen, wo im Ablauf Zeit verloren geht. Jede Maßnahme bekommt Stunden und Euro.
Plan mit Aufwand, Ersparnis und Amortisation
Sprint 1 Woche 3–4
Angebotsentwürfe direkt aus der Anfrage, mit euren Texten, Paketen und Preisen.
Der erste Entwurf steht in Minuten
Sprint 2 Woche 5–6
Verfügbarkeiten aus dem Kalender, Versand, Nachfassen nach drei Tagen und die Einschulung des Teams.
Übergabe in den Alltag
Sparring danach
Einmal im Monat 90 Minuten: Was läuft, was hakt, was rechnet sich als Nächstes. Danach gibt es den Monatsbericht.
Optional, Laufzeit ab 6 Monaten

Die Rechnung

Beispielrechnung

Angebote aus Anfragen erstellen

8 Angebote pro Woche, je 30 statt 120 Minuten

Zeit gespart12 Std. / Woche
StundensatzProjektmanager:in40 € / Std.
Wert pro Jahr22.080 €
Umsetzung, 2 Sprints9.800 €

Amortisiert nachca. 5 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.