Przykład z praktyki · Agencja

Jak agencja eventowa pisze ofertę w 30 minut zamiast 120.

Każde zapytanie wymagało osobnej oferty: miejsce, technika, catering, personel. Dziś szkic powstaje z zapytania, cennika i wcześniejszych ofert, a zespół już tylko go szlifuje.

To przykład z praktyki złożony z typowych projektów. Nazwy i szczegóły uogólniliśmy, a liczby to typowe wartości.

Branża: Agencja eventowa
Wielkość: około 12 osób
Obszar: Oferty
Czas trwania: 6 tygodni
Narzędzia: Szkic oferty przygotowany przez AI z szablonów, cennika i wcześniejszych ofert

Punkt wyjścia

Oferty sklejano metodą kopiuj-wklej ze starych dokumentów i przerabiano pod klienta.
Za każdym razem trzeba było sprawdzać ceny i dostępność.
W szczycie sezonu zapytania leżały całymi dniami, a niektóre przepadały.

Wynik

12 godz.mniej rutyny w tygodniu
30 zamiast 120 minna ofertę
po ok. 5 miesiącachwdrożenie się zwraca

Dzień po dniu

Pierwsza rozmowa Dzień 0
30 minut: ile przychodzi zapytań, ile trwa jedna oferta i gdzie przy tym ucieka najwięcej czasu?
Jasna odpowiedź, czy i gdzie to się opłaca
Prototyp Dzień 1
Na prawdziwe zapytanie powstaje szkic oferty, wyceniony według waszego cennika i napisany w waszym stylu.
Pierwszy dowód zamiast slajdów
Plan inwestycji w AI Tydzień 1–2
Zbieramy szablony, cenniki i stare dobre oferty, a potem sprawdzamy, gdzie po drodze tracicie czas. Każde działanie wyceniamy w godzinach i w euro.
Plan z nakładem, oszczędnością i czasem zwrotu
Sprint 1 Tydzień 3–4
Szkice ofert powstają prosto z zapytania, z waszymi tekstami, pakietami i cenami.
Pierwszy szkic jest gotowy w kilka minut
Sprint 2 Tydzień 5–6
Dostępność pobieramy z kalendarza, dochodzi wysyłka i przypomnienie dla klienta po trzech dniach, a na koniec szkolimy zespół.
Oddanie do codziennego użytku
Sparing potem
Raz w miesiącu 90 minut: co działa, co się zacina i co opłaci się zrobić w następnej kolejności. Potem przychodzi raport miesięczny.
Opcjonalnie, minimum 6 miesięcy

Wyliczenie

Przykładowe wyliczenie

Oferty prosto z zapytań

8 ofert tygodniowo, po 30 zamiast 120 min

Zaoszczędzony czas12 godz. / tydz.
Stawka godzinowaKierownik/czka projektu40 € / godz.
Wartość rocznie22 080 €
Wdrożenie, 2 sprinty9800 €

Zwrot pook. 5 miesiącach

Stawka godzinowa: ile naprawdę kosztuje godzina pracy, razem z urlopem, zwolnieniami lekarskimi i pozapłacowymi kosztami zatrudnienia. Wartość rocznie: zaoszczędzone godziny × stawka × 46 tygodni pracy.