Przykład z praktyki · Rzemiosło

Jak firma instalacyjna obsługuje zapytanie w 3 minuty zamiast 12.

Około 60 zapytań tygodniowo przychodzi przez telefon, mail, stronę i WhatsAppa, często akurat wtedy, gdy wszyscy są na budowie. Dziś wszystko trafia w jedno miejsce: AI podsumowuje każde zapytanie, dopytuje o brakujące informacje i proponuje termin. Biuro już tylko potwierdza.

To przykład z praktyki złożony z typowych projektów. Nazwy i szczegóły uogólniliśmy, a liczby to typowe wartości.

Branża: Instalacje grzewcze i sanitarne
Wielkość: około 20 osób
Obszar: Zapytania klientów
Czas trwania: 5 tygodni
Narzędzia: Wspólna skrzynka odbiorcza, podsumowania przez AI, integracja z kalendarzem

Punkt wyjścia

Zapytania przychodziły czterema kanałami i lądowały w różnych miejscach.
Prawie zawsze czegoś brakowało: adresu, zdjęć albo typu urządzenia, a to oznaczało oddzwanianie.
Pilne sprawy ginęły wśród rutynowych zapytań, a odpowiedź często przychodziła dopiero następnego dnia.

Wynik

9 godz.mniej rutyny w tygodniu
3 zamiast 12 minna zapytanie
po ok. 4 miesiącachwdrożenie się zwraca

Dzień po dniu

Pierwsza rozmowa Dzień 0
30 minut: którymi kanałami przychodzą zapytania, kto się nimi zajmuje i co dziś przepada?
Jasna odpowiedź, czy i gdzie to się opłaca
Prototyp Dzień 1
Następnego dnia pierwszy prototyp podsumowuje dziesięć prawdziwych zapytań i pokazuje, czego w nich brakuje i co jest pilne.
Pierwszy dowód zamiast slajdów
Plan inwestycji w AI Tydzień 1–2
Liczymy, ile zapytań przychodzi którym kanałem i ile trwa ich obsługa. Każdy krok wyceniamy w godzinach i w euro, a z tego wynika kolejność.
Plan z nakładem, oszczędnością i czasem zwrotu
Sprint Tydzień 3–4
Wszystkie kanały spływają do jednej skrzynki. AI podsumowuje każde zapytanie, dopytuje o brakujące informacje i proponuje wolne terminy.
Każde zapytanie jest przygotowane w kilka minut
Przekazanie Tydzień 5
Dopracowujemy całość na prawdziwych zapytaniach i szkolimy biuro. Nagłe awarie od razu trafiają do ekipy dyżurnej.
Oddanie do codziennego użytku
Sparing potem
Raz w miesiącu 90 minut: co działa, co się zacina i co opłaci się zrobić w następnej kolejności. Potem przychodzi raport miesięczny.
Opcjonalnie, minimum 6 miesięcy

Wyliczenie

Przykładowe wyliczenie

Zbieranie i przygotowanie zapytań klientów

60 zapytań tygodniowo, po 3 zamiast 12 min

Zaoszczędzony czas9 godz. / tydz.
Stawka godzinowaPracownik/ca biura32 € / godz.
Wartość rocznie13 248 €
Wdrożenie, 1 sprint4900 €

Zwrot pook. 4 miesiącach

Stawka godzinowa: ile naprawdę kosztuje godzina pracy, razem z urlopem, zwolnieniami lekarskimi i pozapłacowymi kosztami zatrudnienia. Wartość rocznie: zaoszczędzone godziny × stawka × 46 tygodni pracy.

Co jeszcze się poprawiło

Klienci zwykle dostają odpowiedź jeszcze tego samego dnia.
Awarie od razu rzucają się w oczy i już nie giną wśród innych zapytań.
Monterzy jadą do klienta z kompletem informacji, więc rzadziej muszą o coś dopytywać.