Praxisbeispiel · Handwerk

Wie ein Installateurbetrieb Anfragen in 3 statt 12 Minuten bearbeitet.

Rund 60 Anfragen pro Woche, verteilt auf Telefon, Mail, Website und WhatsApp, oft während alle auf der Baustelle sind. Heute landet alles an einem Ort: Die KI fasst jede Anfrage zusammen, fragt fehlende Angaben nach und schlägt einen Termin vor. Das Büro bestätigt nur noch.

Ein Praxisbeispiel: zusammengesetzt aus typischen Projekten, Namen und Details sind verallgemeinert, die Zahlen typische Werte.

Branche: Installateur, Heizung und Sanitär
Größe: rund 20 Mitarbeitende
Bereich: Kundenanfragen
Dauer: 5 Wochen
Werkzeuge: Gemeinsamer Posteingang, KI-Zusammenfassung, Anbindung an den Kalender

Ausgangslage

Anfragen kamen über vier Wege und lagen an verschiedenen Stellen.
Fast immer fehlte etwas: Adresse, Fotos, Gerätetyp. Das hieß zurückrufen.
Dringende Fälle gingen zwischen Routineanfragen unter, Antworten kamen oft erst am nächsten Tag.

Ergebnis

9 Std.pro Woche weniger Routine
3 statt 12 Min.je Anfrage
ca. 4 Monatebis sich die Umsetzung bezahlt macht

Tag für Tag

Erstgespräch Tag 0
30 Minuten: Über welche Wege kommen Anfragen, wer kümmert sich darum, und was geht heute verloren?
Klarheit, ob und wo es sich lohnt
Prototyp Tag 1
Am nächsten Tag fasst ein erster Prototyp zehn echte Anfragen zusammen und zeigt, was fehlt und was dringend ist.
Ein erster Beweis statt Folien
KI-Investitionsplan Woche 1–2
Wir zählen, wie viele Anfragen über welchen Weg kommen und wie lange sie dauern. Jeder Schritt bekommt Stunden und Euro, daraus entsteht die Reihenfolge.
Plan mit Aufwand, Ersparnis und Amortisation
Sprint Woche 3–4
Alle Wege laufen in einem Posteingang zusammen. Die KI fasst zusammen, fragt fehlende Angaben nach und schlägt freie Termine vor.
Jede Anfrage ist in Minuten vorbereitet
Übergabe Woche 5
Feinschliff an echten Anfragen und Einschulung des Büros. Notfälle gehen sofort an den Bereitschaftsdienst.
Übergabe in den Alltag
Sparring danach
Einmal im Monat 90 Minuten: Was läuft, was hakt, was rechnet sich als Nächstes. Danach gibt es den Monatsbericht.
Optional, Laufzeit ab 6 Monaten

Die Rechnung

Beispielrechnung

Kundenanfragen sammeln und vorbereiten

60 Anfragen pro Woche, je 3 statt 12 Minuten

Zeit gespart9 Std. / Woche
StundensatzBürokraft32 € / Std.
Wert pro Jahr13.248 €
Umsetzung, 1 Sprint4.900 €

Amortisiert nachca. 4 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.