Praxisbeispiel · Hausverwaltung

Wie eine Hausverwaltung Begehungsberichte in 10 statt 45 Minuten schreibt.

Rund 20 Begehungen pro Woche, danach jedes Mal ein Bericht: Mängel beschreiben, Fotos zuordnen, Fristen setzen. Heute spricht die Hausverwalterin ihre Notizen vor Ort ins Handy, macht Fotos, und die KI schreibt daraus den fertigen Bericht in der Vorlage der Verwaltung.

Ein Praxisbeispiel: zusammengesetzt aus typischen Projekten, Namen und Details sind verallgemeinert, die Zahlen typische Werte.

Branche: Hausverwaltung
Größe: rund 30 Mitarbeitende, 120 Objekte
Bereich: Begehungen und Mängelberichte
Dauer: 6 Wochen
Werkzeuge: Sprachnotiz und Fotos am Handy, KI-Bericht in der eigenen Vorlage

Ausgangslage

Berichte wurden abends am Schreibtisch aus handschriftlichen Notizen getippt.
Fotos mussten von Hand den einzelnen Mängeln zugeordnet werden.
Bis ein Bericht bei Eigentümern und Handwerkern war, vergingen oft Tage.

Ergebnis

11,7 Std.pro Woche weniger Routine
10 statt 45 Min.je Bericht
ca. 6 Monatebis sich die Umsetzung bezahlt macht

Tag für Tag

Erstgespräch Tag 0
30 Minuten: Wie viele Begehungen gibt es, wie entsteht heute ein Bericht, und wo bleibt er liegen?
Klarheit, ob und wo es sich lohnt
Prototyp Tag 1
Am nächsten Tag macht ein erster Prototyp aus einer echten Sprachnotiz und fünf Fotos einen Bericht in eurer Vorlage.
Ein erster Beweis statt Folien
KI-Investitionsplan Woche 1–2
Wir gehen bei einer Begehung mit und sehen uns Vorlagen, Mängelarten und Fristen an. Jeder Schritt bekommt Stunden und Euro.
Plan mit Aufwand, Ersparnis und Amortisation
Sprint 1 Woche 3–4
Aus Sprachnotiz und Fotos wird der Bericht: Mängel, Fotos, Fristen und Zuständige, im Layout der Verwaltung.
Der erste Bericht steht in Minuten
Sprint 2 Woche 5–6
Versand an Eigentümer und Handwerker, Mängel als Aufgaben mit Frist und die Einschulung des Teams.
Übergabe in den Alltag
Sparring danach
Einmal im Monat 90 Minuten: Was läuft, was hakt, was rechnet sich als Nächstes. Danach gibt es den Monatsbericht.
Optional, Laufzeit ab 6 Monaten

Die Rechnung

Beispielrechnung

Begehungsberichte aus Sprachnotiz und Fotos

20 Berichte pro Woche, je 10 statt 45 Minuten

Zeit gespart11,7 Std. / Woche
StundensatzHausverwalter:in35 € / Std.
Wert pro Jahr18.837 €
Umsetzung, 2 Sprints9.800 €

Amortisiert nachca. 6 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.