Praxisbeispiel · Kanzlei

Wie eine Steuerberatung Gesprächsprotokolle in 5 statt 30 Minuten fertig hat.

Rund 20 Mandantengespräche pro Woche, danach Protokoll, Aufgaben und eine Mail mit den nächsten Schritten. Heute hält die KI das Gespräch fest, mit Einverständnis der Mandanten, und bereitet alles in der Vorlage der Kanzlei vor. Die Steuerberaterin liest, ergänzt und gibt frei.

Ein Praxisbeispiel: zusammengesetzt aus typischen Projekten, Namen und Details sind verallgemeinert, die Zahlen typische Werte.

Branche: Steuerberatung
Größe: rund 15 Mitarbeitende
Bereich: Mandantengespräche
Dauer: 5 Wochen
Werkzeuge: KI-Protokoll aus dem Gespräch, Aufgaben und Follow-up-Mail, Ablage in der Mandantenakte

Ausgangslage

Protokolle entstanden aus Notizen, oft erst Tage nach dem Gespräch.
Aufgaben aus dem Gespräch blieben in Notizbüchern und Mails hängen.
Mandanten fragten nach, was vereinbart war und welche Unterlagen noch fehlen.

Ergebnis

8,3 Std.pro Woche weniger Routine
5 statt 30 Min.je Gespräch
ca. 3 Monatebis sich die Umsetzung bezahlt macht

Tag für Tag

Erstgespräch Tag 0
30 Minuten: Wie laufen Mandantengespräche ab, was passiert danach, und was ist bei Daten und Verschwiegenheit wichtig?
Klarheit, ob und wo es sich lohnt
Prototyp Tag 1
Am nächsten Tag macht ein erster Prototyp aus einem nachgestellten Gespräch Protokoll, Aufgaben und eine Follow-up-Mail.
Ein erster Beweis statt Folien
KI-Investitionsplan Woche 1–2
Wir klären Vorlagen, Ablage, Einwilligung und wo die Daten verarbeitet werden. Jeder Schritt bekommt Stunden und Euro.
Plan mit Aufwand, Ersparnis und Amortisation
Sprint Woche 3–4
Protokoll, Aufgaben und Follow-up entstehen direkt nach dem Gespräch und landen in der Mandantenakte, verarbeitet auf Servern in der EU.
Das Protokoll steht vor dem nächsten Termin
Übergabe Woche 5
Feinschliff an echten Gesprächen, Einschulung des Teams und eine kurze Anleitung für die Einwilligung.
Übergabe in den Alltag
Sparring danach
Einmal im Monat 90 Minuten: Was läuft, was hakt, was rechnet sich als Nächstes. Danach gibt es den Monatsbericht.
Optional, Laufzeit ab 6 Monaten

Die Rechnung

Beispielrechnung

Protokoll und Follow-up nach dem Gespräch

20 Gespräche pro Woche, je 5 statt 30 Minuten

Zeit gespart8,3 Std. / Woche
StundensatzSteuerberater:in59 € / Std.
Wert pro Jahr22.526 €
Umsetzung, 1 Sprint4.900 €

Amortisiert nachca. 3 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.

Was sonst besser wurde

Mandanten haben die nächsten Schritte schwarz auf weiß, meist noch am selben Tag.
Keine Aufgabe aus einem Gespräch geht mehr verloren.
Im Gespräch sind alle ganz beim Mandanten statt bei ihren Notizen.